各部门、各单位：
新型冠状病毒感染的肺炎疫情（以下简称新冠肺炎疫情或疫情）发生以来，我校认真贯彻落实党中央、省委和上级部门关于做好疫情防控工作的重要指示精神，对学校开展疫情防控工作做出了周密的安排部署。全校师生响应校党委和校行政的号召，迅速行动，全力投入疫情防控工作。
为真实记录学校防控疫情的历史过程，确保疫情防控工作珍贵记忆得以永存，并为以后工作和研究提供借鉴，根据中共河南省委办公厅印发的《河南省重大活动档案管理办法》和我校《重大活动档案管理实施细则》，学校档案馆拟建立“2020新冠肺炎疫情防控工作专题档案”，自即日起面向全校征集疫情防控工作相关档案资料，做到应收尽收、应归尽归。现将有关具体要求通知如下：
一、征集范围
凡是在本次疫情防控工作中直接形成的有保存和利用价值的各类载体的记录（包括纸质文字材料、图片、声像、电子文件和实物等），都应当纳入收集归档范围。具体包括：
1.上级部门下发的有关新冠肺炎疫情防控工作的文件、通知等；
2.学校在新冠肺炎疫情防控工作中制定的相关文件、通知、要求等；
3.学校领导在新冠肺炎疫情防控工作中的批示和讲话材料；
4.学校各单位成立新冠肺炎疫情处置工作领导机构、建立协调机制相关文件材料；
5.学校及各单位新冠肺炎疫情处置工作领导机构召开的各类重要会议的通知、方案、议程、决议、纪要、录音、录像、照片等；
6.新冠肺炎疫情防控工作过程中生成的各种工作方案、预案、分析报告、统计报表、通报材料、各类简报、大事记、工作总结、汇报材料、宣传表彰材料；
7.各单位疫情防控志愿者组织及成员名单，及其工作过程中产生的文件材料；
8.学校和各单位、个人向疫区捐赠财物的凭证、记录；我校师生参与无偿献血等志愿服务的凭证、证书、记录等；
9.抗击新冠肺炎疫情过程中，接收社会各界向我校捐赠物资和资金的来源、分配使用方案等相关资料；
10学校和各单位（含志愿者临时组织）在新冠肺炎疫情防控过程中制作的海报、宣传单、宣传片（含小视频）等各类宣传材料、文化作品；
11.以防疫抗疫为主题创作的诗歌、散文等文学作品，书法、绘画、摄影、音乐、朗诵等艺术作品，微博、微信公众号的疫情防控主题推送（截屏）；
12.全校师生广泛参与抗击疫情情况，特别是作出贡献的个人及团队的事迹材料、照片、音视频等。包括奔赴武汉等疫区参加志愿活动、通过网络为湖北等地募集抗疫物资、参加家庭所在地政府或社区疫情防控工作、在学校和社区为师生和居民提供服务的志愿者，各校区宣传、安保、医务、后勤等抗疫一线职工的工作资料（含文字材料、图片、声像等）、心得体会、“抗疫日记”、“请战书”、书信、防护用品等；
13.广大师生共克时艰、互助奉献、联防联控、共塑社会公德、倡导文明新风的文字材料、照片、音视频等；
14.各新闻媒体、自媒体、社交媒体以及影视爱好者对我校抗疫工作举措和成效、师生先进事迹的宣传报道材料（报纸原件、广播电视录音录像、网页截屏等）；能够呈现某一专门主题，如体现防控宣传、安防巡逻、门卫和防疫点执勤、校园消杀、居家隔离、网上教学等情况的文字、组图、音视频资料等；
15.在疫情防控过程中使用的出入证（卡）、登记簿、红外体温仪等实物，以及其他能够反映疫情防控工作、具有历史价值或特殊意义的实物档案资料。
二、相关要求
1.各单位应明确责任分工，指定专人负责本单位疫情防控期间形成的档案材料的收集整理和移交归档工作；
2.要强化档案意识，各单位从源头上加强档案收集工作，努力做到应收尽收、应归尽归，确保疫情防控档案材料完整，待疫情结束后及时归档；
3.报送材料要规范、完整。文字材料要内容真实，积极健康；图片资料要提供像素较高的原图；音视频资料应主题鲜明，内容完整，画面清晰流畅；实物档案要求提供原件，移交前做好消毒工作。所提供的各类档案材料请附简要内容说明，包括时间、地点、人物、事由等情况介绍，并注明作者姓名、单位及联系方式；
4.凡经审核征集入馆的档案资料归学校所有，永久保存于学校档案馆。档案馆对捐赠档案资料者，将视具体情况颁发《收藏证》或《捐赠证书》；
5.各单位请于疫情防控工作（或阶段性工作）结束后一个月内，将本单位形成的符合上述征集范围的疫情防控工作文字材料、图片、音视频、实物等整理好，移送至档案馆办公室（西门口办公楼305房间），联系人：梅老师，联系电话：55668158；电子版可发送至邮箱：dag@hactcm.edu.cn（为方便查收登记，请在文件名前加上部门或单位名称，具体格式为：部门或单位名+标题名）。
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2020年3月6日
